KPI là gì? Phân loại KPI? Quy trình xây dựng hệ thống KPI chung

Chỉ số KPI hiện nay đã tương đối quen thuộc trong các công việc liên quan tới buôn bán, dự án, nhân sự, quản lý,… Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu về KPI là gì? Có những loại KPI nào? Và làm thế nào để xây dựng hệ thống KPI chuẩn.

1. KPI là gì?

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) dùng để chỉ số liệu để làm công cụ đo lường, đánh giá kết quả công việc. KPI được tính dựa vào số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh kết quả vận hành của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator

2. Sự khác biệt giữa KPI, Target và Goal

Hãy tưởng tượng, bạn đặt mục tiêu sẽ đạt được IELTS 7.5 (Goal). Vậy KPI cho mục tiêu này là điểm của các mục Speaking, Reading,… Và để đạt được chuẩn KPI thì điểm của từng mục trên khi chia trung bình phải đạt 7.5.

Vậy, khả năng hiểu Goal là mục tiêu đề ra, KPI là các con đường dẫn tới mục tiêu đó, Target là từng viên gạch trên con đường.

Phân biệt KPI, Target và Goal

3. Ưu, nhược điểm của chỉ số KPI

Ưu điểm của KPI

– Đo lường các mục tiêu

Bạn luôn cần một thước đo để đánh giá xem bạn đã đạt được những gì trong quy trình đạt được mục tiêu. Việc này rất cần thiết bởi nó giúp bạn đưa ra cái nhìn tổng quan để lên kế hoạch giúp mục tiêu chắc chắn được hoàn thành.

– Tạo môi trường học tập

Sau khi nắm rõ được mình đang ở đâu trong quy trình đạt được mục tiêu, bạn sẽ biết được điểm cần nâng cao hơn. Nhờ đó, những cuộc hội thoại trao đổi kinh nghiệm về công việc cũng khả năng diễn ra nhiều hơn. Việc học hỏi lẫn nhau giúp cho tập thể đi lên.

– Tạo động lực làm việc

KPI giúp thành tích của cá nhân trở nên trực quan. Từ đó sẽ triển khai các chương trình khen ngợi, thưởng, tuyên dương, động viên, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.

KPI có nhiều ưu điểm

– Xác định các thông tin quan trọng

KPI thường dưới định dạng con số chi tiết, định lượng, đi kèm dữ liệu, vì thế giúp nhà quản lý đơn giản đọc hiểu, tiếp nhận các thông tin để từ đó đưa ra những thông tin quan trọng giúp họ đánh giá sự tiến bộ nội bộ.

– Nâng cao tinh thần trách nhiệm

KPI giúp thành tích của cá nhân trở nên trực quan. Từ đó sẽ triển khai các chương trình khen ngợi, thưởng, tuyên dương, động viên, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. cùng lúc ấy, nó cũng trở thành những mục tiêu SMART, giúp tập thể có các “đích đến” chung để khả năng phấn đấu trong công việc.

Nhược điểm của KPI

– Đặt KPI như thế nào là phù hợp? Làm sao khả năng tính ra mức chuẩn? Đó là những câu hỏi khó, bắt buộc người lập KPI phải có chuyên môn cao, hiểu biết rõ về KPI, từ đó mới khả năng xây dựng và áp dụng một cách khoa học nhất.

– Việc công khai KPI của từng nhân viên khả năng khiến mọi người gặp phải áp lực.

Lưu ý những nhược điểm của KPI

4. Phân loại KPI

KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược

Chiến lược là chương trình hành động, kế hoạch hành động được thiết kế để đạt được một mục tiêu chi tiết. KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến lược là KPI gắn với các mục tiêu chiến lược như lợi nhuận, doanh thu, thị phần, thương hiệu. Những con số này trực tiếp gây tác động vận hành của công ty.

Ví dụ: danh mục mới ra mắt của hãng thời trang X phải đạt được lợi nhuận ít nhất 50%.

KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến lược

KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật

Chiến thuật là phương pháp dùng để đạt mục đích chi tiết. KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật là những KPI gắn với các vận hành chi tiết nhằm đạt đến mục tiêu chiến lược.

Ví dụ: Để danh mục mới đạt được lợi nhuận 50% đổ lên thì số lượng người mua, số lượng người lưu tâm đến danh mục phải đạt được ở mức Y chi tiết.

KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật

5. Cách xác định KPI, xây dựng KPI kết quả

Để xây dựng được KPI chuẩn và kết quả, nhà quản lý buộc phải có sự tìm tòi và thống kê kỹ càng. KPI cần phù hợp với mục tiêu chiến lược, có tính tập trung vào một chỉ tiêu chi tiết,… Từng cá nhân khác nhau khả năng có mức KPI khác nhau. Các CEO, các nhà quản lý cần hiểu được mục tiêu của tổ chức là gì, cách lên kế hoạch đạt được chúng và có những ai tham gia thực hiện các kế hoạch này trước khi bắt tay vào xây dựng được KPI.

Tham khảo tiêu chí SMART để xây dựng KPI

mặt khác, người ta cũng hay dùng tiêu chí SMART để xây dựng lên KPI. Việc dùng ngôn từ S.M.A.R.T được biết đến đầu tiên trong ấn bản “Management Review ” tháng 11 năm 1981 của George T. Doran. Trong đó, các yếu tố lần lượt là: chi tiết (Specific), Đo lường được (Measurable), khả năng đạt được (Achievable), Thực tế (Realistic), Có mốc thời gian chi tiết (Time-bound).

6. Cách tính KPI đơn giản

Ta khả năng áp dụng công thức:

Trong đó:

– Kết quả hoàn thành công việc là kết quả thực tế mà nhân viên đạt được.

– Chỉ tiêu là chỉ tiêu ban đầu được giao.

– Trọng số là % kết quả và đóng góp tới công ty và khác nhau ở từng vị trí.

Công thức tính KPI chuẩn

7. Mẫu KPI cho các vị trí, phòng ban trong công ty

8. Những sai lầm thường nhật khi xây dựng KPI

KPI không gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược

Như đã nói ở trên, KPI là thước đo để không những nhân viên mà cả người quản lý kiểm soát được kết quả làm việc. Việc theo đuổi những KPI không gắn với chiến lược sẽ gây ra ra tình trạng lãng phí nguồn lực và tài nguyên, cùng lúc ấy không đem lại kết quả như kỳ vọng, thậm chí là không thể hoàn thành công việc.

Tập trung KPI cho hạng mục quan trọng

KPI không có sự thay đổi ngay và cập nhật

Mỗi ngày, mỗi giờ thị trường đều có những sự thay đổi ngay. Nếu công ty không kịp thời cập nhật và nắm bắt chiều hướng, họ sẽ bị bỏ lại trên đường đua. KPI luôn luôn cần được tùy chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế của công ty.

Cập nhật KPI theo dòng thời sự

KPI mơ hồ, không rõ ràng

Bạn muốn đạt được một con số mục tiêu chi tiết? Nhưng bạn lại không vạch ra đường hướng để đạt được mục tiêu đó? Việc này sẽ khiến tập thể trở nên lạc lối và không thể tập trung nguồn lực để đẩy mạnh mục tiêu.

9. một vài lý do công ty không thể đạt được KPI?

tác nhân chủ yếu dẫn tới hiện tượng công ty không thể đạt được KPI chủ yếu là do KPI chưa được xây dựng chưa đúng. Nhà quản lý cần lưu ý không mắc phải các lỗi khi đặt ra KPI hoặc chưa thực sự nắm rõ khả năng bộ máy vận hành. mặt khác, nên có các cách thức khen thưởng, khuyến khích nhân viên hoàn thành KPI.

Cần chú trọng khâu xây dựng KPI

một vài mẫu laptop giúp hoàn thành KPI nhanh chóng đang buôn bán tại Thế Giới Di Động:

Bài viết đã làm sáng tỏ các thắc mắc KPI là gì và các vấn đề liên quan đến KPI rồi. Cảm ơn các bạn đã theo dõi!