Cơ Cấu Tổ Chức Là Gì, Khái Niệm Và Cơ Cấu Tổ Chức

Base Resources– Bước đầu tiên trong việc tổ chức bộ máy quản trị công ty là xác định cơ cấu tổ chức bộ máy. Vì sao lại như vậy?

Một tổ chức được cấu trúc kết quả sẽ giúp công ty đủ ổn định để thực thi chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện nay, cùng lúc ấy cũng đủ linh động để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai.

Bạn đang xem: Cơ cấu tổ chức là gì

chi tiết, tính ổn định của cơ cấu tổ chức giúp công ty quản trị công việc một cách hệ thống, trật tự, nhịp nhàng. trong lúc đó, tính linh động của nó sẽ tạo điều kiện cho công ty phân bổ nguồn lực thích hợp để khai thác các lợi thế cạnh tranh tốt hơn trong tương lai.

Ở bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một vài loại hình mô hình tổ chức bộ máy công ty nổi bật hiện nay.

Organization Structure – Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ Cấu Tổ Chức Là Gì? Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ tình dục báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự vận hành của tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.

Khả năng hiểu cơ cấu tổ chức bao gồm:

• Sơ đồ cơ cấu tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ tình dục báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức.
• Mô tả nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban, bộ phận (department)
• Mô tả công việc, quyền hạn trách nhiệm cho các vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức.
• Quy trình làm việc của các phòng ban
• Cơ cấu của tổ chức thường được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.

Sơ đồ tổ chức – Org chart là gì?

Sơ đồ tổ chức (còn được gọi là biểu đồ tổ chức hay organogram) là một sơ đồ trực quan thể hiện cấu trúc bên trong của một công ty bằng cách chi tiết vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ tình dục giữa các cá nhân trong một tổ chức.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức, đem lại cho mọi người cái nhìn tổng quan về cách tổ chức công ty, cho dù đó là văn phòng, một start-up, nhà máy sản xuất hay cách thức nào khác:

Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ

Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên lạc khi xảy ra vấn đề

Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm

Lưu giữ thông tin liên lạc của nhân viên ở một nơi tiện

Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác kết quả nhất

Có thể bạn quan tâm: Cover là gì? Hát, nhảy cover là gì?

Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

1. Tuyến mệnh lệnh

một trong số những yếu tố cơ bản để xây dựng nên mô hình tổ chức đó là tuyến mệnh lệnh. Suy cho cùng, mô hình tổ chức là sự sắp xếp quy trình nhận lệnh của các cấp. Việc xây dựng tuyến lệnh có công dụng tạo nên bộ khung cơ bản cho việc hoàn thiện mô hình sau này.

2. Số lượng kiểm soát tối ưu

Mục này nói đến số lượng cấp dưới nhà quản lý khả năng quản lý kết quả. Càng nhiều nhân sự cấp dưới, số lượng nhân sự cấp trên ngày càng phải được tăng cường.

3. Phân bổ quyền quyết định

Ai nắm quyền ra quyết định trong tổ chức? Trả lời được câu hỏi này, công ty sẽ biết tổ chức của mình thuộc loại cơ cấu nào. Nếu quyền quyết định chỉ tập trung vào tay một cá nhân, tổ chức sẽ thuộc cơ cấu tập trung. Còn nếu quyền được chia cho nhiều người, đó là biểu hiện của cơ cấu phân cấp.

Cơ cấu tập trung vs Cơ cấu phân cấp

4. Phân chia phòng ban

Hay còn được gọi là chuyên môn hóa phòng ban. Tính chuyên môn hóa càng cao, công ty càng có nhiều ích lợi bởi nó cho phép nhân viên khả năng làm chủ trong từng lĩnh vực chi tiết. mặc khác, chuyên môn hóa thấp lại mang đến sự linh động vì nhân viên khả năng đơn giản giải quyết đa dạng nhiệm vụ.

5. Phân chia bộ phận

Điều này liên quan đến quy trình làm việc giữa các phòng ban với nhau. Nếu tổ chức có sự phân chia cứng nhắc, sự tương tác giữa các phòng ban sẽ bị Giảm. Có 5phương thức phân chia bộ phận công ty khả năng áp dụng:

• Theo chức năng
• Theo danh mục
• Theo khu vực
• Theo quy trình
• Theo khách hàng

Các mô hình tổ chức thường nhật

Mô hình #1: Tổ chức phân quyền (Hierarchical Organization)

Đây là phương pháp thức tổ chức đơn giản và lâu đời nhất. Cơ cấu tổ chức phân quyền vận hành theo trình tự: chỉ thị được ban hành từ cấp cao nhất, sau đó truyền đạt xuống các quản lý cấp trung rồi đến cấp nhân viên. Nếu nhân viên có mong muốn đề xuất ý kiến, họ sẽ gửi đề xuất lên quản lý trực tiếp. Sau khi phê duyệt, đề xuất lại được chuyển tiếp lên quản lý cấp cao. Kết quả sau đó sẽ được trả về nhân viên theo trình tự ngược lại.

Kiểu mô hình này mang chiều hướng quan liêu và có sự phân biệt lớn. Mối quan hệ tình dục giữa người chủ và nhân viên trở nên xa cách do không có sự giao tiếp nhiều. Nhân viên chỉ đi làm vì họ cần đồng lương và họ không có mong muốn gắn kết với công ty.

Tổ chức phân quyền trước kia được áp dụng đối với tất cả công ty, bất kể quy mô, ngành nghề hay vị trí địa lý. mặc khác, khi câu chuyện tuyển dụng ngày càng trở nên “hot”, các công ty đã nỗ lực thay thế mô hình cứng nhắc này bằng những mô hình tổ chức “phẳng”, tạo được sự kết nối giữa các nhà quản lý và nhân viên

Sơ đồ tổ chức phân quyền

Tổ chức công ty theo mô hình phân quyền đem lại những lợi ích như:

• Trách nhiệm được cố định và thống nhất ở mỗi cấp, thẩm quyền và trách nhiệm rõ ràng. Vì thế mỗi cá nhân đều biết mình chịu trách nhiệm với ai và ai là người chịu trách nhiệm thật sự với mình.
• Lộ trình thăng tiến rõ ràng
• Tập trung phát triển nhân viên dựa trên kỹ năng chuyên môn
• Cấu trúc này giúp xác định các nhóm chia sẻ nguồn lực một cách đơn giản, cùng lúc ấy xác định được sự trùng lặp hoặc chồng chéo trách nhiệm

Mặt khác, mô hình này lại quá cồng kềnh, gây ra ra nhiều bất lợi:

• Cần rất nhiều thời gian để đưa ra và thực hiện các quyết định khả thi vì chuỗi mệnh lệnh phải được xử lý và thông qua bởi các cấp độ lãnh đạo.
• Cách biệt trong giao tiếp, đặc biệt là cấp dưới với cấp trên.
• Không thống nhất mục tiêu chung
• Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban. Các nhà quản lý có chiều hướng trở nên cạnh tranh. Thay vì nhìn tổng thể tổ chức, họ chỉ lo lắng về bộ phận của mình.
• Tổ chức phản ứng chậm với áp lực môi trường và cạnh tranh.

Mô hình #2: Cơ cấu theo chức năng (Functional Organization)

Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận một cơ quan đảm nhận. Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình .

Cơ cấu tổ chức theo chức năng được phát triển bởi F.W.Taylor khi ông làm việc với vai trò là một người quản đốc, “chia công việc quản lý để mỗi người từ tổng giám đốc điều hành xuống sẽ đảm nhiệm ít chức năng nhất khả năng”.

 

Theo Terry, “Tổ chức theo chức năng là tổ chức được chia thành một vài chức năng như tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, hành chính và bộ phận thống kê phát triển. Mỗi chức năng được thực hiện bởi một chuyên gia”. Quyền hạn của bộ phận điều hành, của nhân viên và quyền hạn thuộc về chức năng như một loại quyền lực thứ ba thuộc loại tổ chức này.

Ưu điểm của cơ cấu theo chức năng:

• Đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận.
• Trách nhiệm của mọi làm công nhân và tất cả các bộ phận được cố định, giúp cho trách nhiệm giải trình trở nên chính xác đối với công việc của họ.
• Mỗi người quản lý là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình và phải thực hiện một vài lượng giới hạn các chức năng. vì thế, chuyên môn hóa hoàn toàn sẽ là một phần của cơ cấu chức năng.
• Mức độ chuyên môn hóa cao hơn kéo theo sự nâng cao hơn về chất lượng danh mục.
• Vì bắt buộc công việc là xác định và hữu hình, tổ chức có dùng một cách chuyên sâu nguyên tắc chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.
• Chuyên môn hóa sẽ kéo theo sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa.
• Vì các chuyên viên có đủ thời gian để tư duy sáng tạo, việc lập kế hoạch và giám sát được thực hiện kết quả.

Mặt khác cơ cấu theo chức năng cũng có những nhược điểm đem lại bất lợi cho công ty:

• Vì không có người đứng đầu hoặc kiểm soát trực tiếp làm công nhân, sự phối hợp là khó khả năng đạt được.

• Thiếu khả năng đưa ra quyết định tức thì vì hệ thống phân cấp.
• Tạo ra rào cản giữa các bộ phận chức năng khác nhau và khả năng trở nên kém kết quả nếu công ty có nhiều danh mục hoặc thị trường mục tiêu. Các rào cản được tạo ra cũng khả năng Giảm sự trao đổi và giao tiếp của các bộ phận, gây ra trở ngại nếu cần bất kỳ sự hợp tác nào
• Do việc phân chia giám sát, việc thực hiện không thể được thực hiện ngay lập tức.

• Vì sẽ có nhiều người quản lý có thứ hạng ngang nhau trong cùng một bộ phận, các xung đột lãnh đạo khả năng nảy sinh.

Có thể bạn quan tâm: G9 là gì?

Chuyên viên có ít cơ hội được đào tạo một cách toàn diện, nên khó để lên được các chức lãnh c mục tiêu cá nhân của họ, và họ bắt đầu bỏ qua các mục tiêu do tổ chức thiết lập.

Mô hình #3: Cấu trúc ma trận (Matrix Organization)

Cơ cấu tổ chức ma trận được vận hành dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Thông tin sẽ được luân chuyển theo cả chiều dọc (tuyến chức năng vận hành) và chiều ngang (tuyến danh mục hay cơ sở vận hành).

Ban đầu, mô hình ma trận chỉ được áp dụng trong ngành hàng không với điển hình là hai “ông lớn” Lockheed và General Dynamics. Lý do là bởi ngành hàng không có phần việc đòi hỏi cách xử lý riêng biệt, nếu áp dụng mô hình quản lý truyền thống sẽ làm trì trệ, thậm chí làm gián đoạn luồng xử lý công việc của toàn tổ chức. Sau này, cơ cấu ma trận đã được áp dụng trong các công ty đòi hỏi thực hiện nhiều dự án hay sản xuất nhiều danh mục trong cùng một khoảng thời gian.

Sơ đồ ma trận

Ma trận được coi là cấu trúc khó nhất trong tất cả vì các nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng. Cấu trúc tổ chức ma trận phức tạp và đa chiều, mặc khác nó khả năng giúp công ty nâng cao năng suất và kết quả hơn rất nhiều nếu áp dụng thành công. Điểm hấp dẫn của cấu trúc ma trận là nó khả năng cung cấp cả tính linh động và khả năng ra quyết định cân bằng hơn (vì có hai chuỗi lệnh thay vì chỉ một). Một dự án được giám sát bởi nhiều ngành buôn bán cũng tạo cơ hội cho các bộ phận này chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở hơn với nhau – những điều mà họ thường không làm được.

Mô hình ma trận khả năng giải quyết nhiều Giảm của mô hình phân quyền truyền thống. chi tiết, mô hình ma trận góp phần:

• Nâng cao kết quả giao tiếp trong toàn bộ tổ chức. Luồng thông tin luôn xuyên suốt công ty: Luồng ngang cung cấp thông tin về hệ thống dự án giữa các đơn vị chức năng và luồng dọc cung cấp thông tin chi tiết về tính kỷ luật giữa các dự án và các cấp quản lý khác nhau.
• Cho phép các cá nhân dùng các kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh khác nhau
• đẩy nhanh sự phối hợp giữa các phòng bạn
• Rút ngắn quy trình đưa ra quyết định
• Tận dụng được nguồn lực giữa các phòng ban

Mặt khác, sơ đồ ma trận cũng đem lại nhiều sự điều kiện:

• Các thành viên trong nhóm khả năng bỏ bê trách nhiệm
• Các nhân viên đang làm việc dưới quyền của nhiều quản lý
• Phải mất thời gian để nhân sự khả năng quen với cấu trúc vận hành này
• Dễ xảy ra xung đột lợi ích giữa quản lý dự án và quản lý chức năng. Người quản lý chức năng coi trọng chất lượng về mặt kỹ thuật ngay cả khi nó đang không tuân theo lịch trình, trong khi quản lý dự án coi trọng những vấn đề về chi phí và thời gian.
• Không đơn giản để đánh giá kết quả vận hành của nhân viên khi họ làm việc cùng lúc ấy trên các dự án khác nhau

Mô hình #4: Cấu trúc phẳng (Flat Organization)

Các công ty áp dụng cách thức tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức danh công việc. Tất cả mọi người trong tổ chức đều bình đẳng với nhau. cách thức tổ chức công ty theo cấu trúc phẳng còn được gọi là tổ chức tự quản lý.

Bạn khả năng thắc mắc rằng cấu trúc phẳng vận hành không cần người quản lý, vậy làm thế nào công ty khả năng hoàn thành mọi việc? Đây chính là lý do mô hình phẳng chỉ khả năng áp dụng trong các công ty có ít nhân sự hoặc công ty phải thật sự tạo dựng văn hóa hợp tác mạnh mẽ giữa các nhân viên.

Cấu trúc phẳng vận hành tốt nhất khi nhân viên có sự gắn kết chặt chẽ. Truyền thông nội bộ chính là chìa khóa kết nối mọi người và đảm bảo tất cả đều tham gia với nhiệm vụ thống nhất. và cạnh đó, các nền tảng quản lý công việc với chức năng giám sát và kiểm soát quy trình vận hành rất hữu ích trong các công ty áp dụng mô hình tổ chức phẳng.

Với sơ đồ cấu trúc phẳng, mọi thành viên đều công bằng với nhau

Ví dụ điển hình nhất của cách thức cấu trúc phẳng đó là Valve – công ty cho ra đời các danh mục game công nghệ kinh điển như Half-Life, Counter-Strike hay Portal. Tại Valve không hề tồn tại chức danh công việc và sẽ không ai nói bạn phải làm gì. Thay vào đó, tất cả nhân sự tại Valve được tự do tham gia vào bất kỳ dự án nào họ cảm thấy mình đủ năng lực đảm nhận. Nếu nhân viên muốn chạy dự án riêng, họ phải chịu trách nhiệm về vấn đề kinh phí và xây dựng đội ngũ của riêng họ.

Sơ đồ cấu trúc phẳng khả năng áp dụng trong các công ty nhỏ, những công ty startup hoặc các công ty xác định sẽ áp dụng cấu trúc phẳng kể cả khi tăng trưởng.

Việc áp dụng mô hình cấu trúc phẳng đem lại những lợi ích:

• Tiết kiệm chi phí: Không có nhiều cấp quản lý trong một cơ cấu tổ chức phẳng, nghĩa là công ty phải chi ít hơn về tiền lương, phúc lợi… cho cấp quản lý.
• Nâng cao mức độ trách nhiệm của nhân viên
• Tinh gọn bộ máy, loại bỏ những lớp quản lý dư thừa
• Tăng mức độ giao tiếp
• Rút ngắn thời gian phê duyệt quyết định: Có ít người hơn mà bạn phải tham khảo trước khi đi đến các quyết định quan trọng. Cấu trúc phẳng thường cho người quản lý quyền đưa ra các quyết định độc lập và điều này kéo theo quy trình ra quyết định nhanh hơn.

Mặt khác, cấu trúc phẳng cũng có nhiều điểm Giảm như:

• Khả năng mất kiểm soát cao: Cơ cấu tổ chức phẳng có vấn đề khi số lượng nhân viên quá lớn vì dễ mất kiểm soát tình hình. Loại hình này không phù hợp với các tập đoàn lớn – kiểu tổ chức không thể thiếu các quản lý cấp trung.
• Một nhà quản lý có trách nhiệm với quá nhiều người làm việc dưới quyền của mình, không đơn giản giám sát họ mỗi ngày. Việc duy trì kết nối cũng trở nên điều kiện vì trách nhiệm công việc không cho người quản lý đủ thời gian.
• Trong một cơ cấu tổ chức phẳng, nhân viên phải đảm nhận nhiều trách nhiệm cùng một lúc, điều này tạo ra điều kiện trong suy nghĩ của họ về vai trò thực tế và trách nhiệm giải trình của họ trong công ty.
• Tạo ra sự tranh giành quyền lực giữa các cấp quản lý cho nhân viên không có quản lý cố định để báo cáo
• Là rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty.
• điều kiện trong việc phê duyệt bởi không có sự phân định rõ ràng về quyền hạn
• Hình thành khoảng trống quyền lực
• Ít có cơ hội thăng tiến cho nhân viên, nhân viên trở nên thiếu động lực hơn.

Mô hình #5: Quản lý phi tập trung (Holacratic Organizations)

Mô hình quản lý phi tập trung không cần đến chức danh, cấp bậc. Quyền lực giữa các cá nhân được phân bổ như nhau. Khác với mô hình phẳng, với mô hình quản lý phi tập trung, công việc sẽ được phân công theo vai trò. Một nhân viên khả năng đảm nhận nhiều vai trò khác nhau và nằm trong một vòng tròn gọi là circle.

Hiểu một cách đơn giản Holacracy là mô hình quản lý không có cấp trên, nhân viên sẽ tự quản lý và đóng vai trò là sếp của chính mình. Trong mô hình phi tập trung, sự minh bạch luôn là yếu tố được đề cao. Tất cả nhân viên và cấp quản lý đều phải tuân thủ theo cùng một nguyên tắc rõ ràng. Hiện nay, quản lý phi tập trung đang được áp dụng tại các công ty SME và tổ chức phi lợi nhuận tại các nước tiên tiến.

Holacratic được coi là mô hình quản trị hiện đại

Lợi ích của mô hình quản lý phi tập trungy đem lại cho công ty:

• Thay đổi ngay sức mạnh cơ bản của công ty: Holacracy đặt ra quy tắc chung cho tất cả mọi người một cách chi tiết và khả năng hành động. Các quy tắc này sẽ không cho bạn biết cách cấu trúc tổ chức của bạn mà chỉ cung cấp cho bạn một bộ khung giúp bạn tùy chỉnh các quy trình chi tiết bạn cần thực hiện để đem lại lợi ích cho công ty của mình.
• Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong công ty: Điều này giúp tạo ra sự rõ ràng về người chịu trách nhiệm cho công việc của mình. Mỗi nhân viên trong công ty là một người “sếp” tự quản lý công việc của chính mình. mặc khác một vài cá nhân khả năng hơn khả năng có phạm vi quyền hạn rộng hơn so với người khác
• Tạo cho công ty quy trình quản lý mới hợp lý chứng minh năng lực của tổ chức: Quản lý phi tập trung cho phép các công ty thay vì tái tổ chức lớn cứ sau vài năm thì khả năng thay đổi ngay cấu trúc của Công ty ngay khi bạn cảm thấy rằng điều gì đó khả năng được nâng cao hơn. Điều này khả năng được xảy ra ở mọi cấp độ của tổ chức – mỗi nhóm có quy trình quản trị riêng. Từ đó công ty bạn khả năng liên tục được phát triển để đáp ứng với môi trường của nó.
• Thực hiện tốt nhất mọi vận hành: Sẽ có nhiều các cuộc họp chiến thuật để vận hành được thực hiện tốt nhất. Chúng sẽ kết quả và kéo theo kết quả đầu ra khả năng hành động với quyền sở hữu rõ ràng. Quản lý phi tập trung còn hỗ trợ tự chủ triệt để cùng lúc ấy đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.

Thoạt nhìn có vẻ mô hình Holacracy là mô hình lý tưởng của mọi công ty hiện đại. Mặt khác, mô hình này lại khiến nhiều công ty lao đao khi triển khai. Lý do là bởi Holacracy vận hành không cần các nhà quản lý, vì thế, việc tranh giành lợi ích giữa các nhóm và tình trạng rối loạn luồng thông tin nhiều xảy ra.

Ví dụ điển hình của việc áp dụng quản lý phi tập trung là Zappos. Khi giám đốc điều hành quyết định áp dụng mô hình quản trị Holacracy đồng nghĩa với việc Zappos đã mất đi khoảng 14% nhân sự và chỉ giữ lại những nhân viên chấp nhận làm việc với mô hình này. Điều này khiến công ty tại thời điểm đó thiếu trầm trọng nhân lực và việc tuyển dụng được nhân sự làm việc theo mô hình này khá khó. Đây chính là một nhược điểm đáng lưu tâm của các công ty nếu có dự định áp dụng quản lý phi tập trung vào công tác quản lý công ty trong tương lai.

Mỗi dạng cấu trúc trên lại phù hợp với những đặc trưng về quy mô, chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu vận hành của một tổ chức chi tiết. Trong thực tiễn, các nhà quản lý khả năng vận dụng linh động, mềm dẻo các dạng loại hình nêu trên để thiết lập cơ cấu tổ chức để đem lại kết quả tốt nhất cho công ty.

Có thể bạn quan tâm: SSID là gì?